Возможности Визографа для канцелярии и других отделов
Один инструмент распознавания закрывает задачи не только канцелярии, но и HR, закупок и юридического отдела.
Для канцелярии
Главный поток
документов —
под автоматическим контролем
Авторегистрация входящих писем
Каждое входящее письмо — по почте или в виде скана — автоматически регистрируется без участия оператора.
Извлечение реквизитов
Дата, номер, отправитель и получатель извлекаются автоматически и попадают в карточку документа.
Распознавание рукописных текстов
Согласия и заявления с рукописным заполнением распознаются так же надёжно, как печатные бланки.
Интеграция с учётными системами
Извлечённые данные автоматически заполняют карточки в 1С или «Соло» — без повторного ввода.
Сверка данных между документами пакета
Загруженный пакет — устав, протокол собрания, документы о назначении директора — Визограф сопоставляет между собой: реквизиты организации, сведения о руководителе и другие атрибуты в разных документах не должны противоречить друг другу. Расхождения подсвечиваются и передаются специалисту на проверку.
Сканы и электронные документы
Визограф извлекает данные не только из сканов и фотографий, но и из электронных файлов: документы Word, таблицы Excel, презентации, PDF, письма Outlook и ZIP-архивы. Электронные документы обрабатываются так же, как графические, — без предварительного перевода в картинку.
Полный список форматов: PDF; изображения JPG, JPEG, PNG, TIFF, WEBP; документы DOC, DOCX, DOCM, ODT, RTF, TXT; презентации PPT, PPTX, PPTM, PPS, PPSX, PPSM, POT, ODP; таблицы XLS, XLSX, XLSM, XLSB, ODS; HTML-страницы; письма MSG; ZIP-архивы.
Корректировка извлечения
Визограф извлекает атрибуты из документа. Остаётся только проверить результат в интерфейсе и подтвердить данные.
Проверка дат и сроков действия
Визограф сопоставляет указанные в документах даты и сроки с текущей датой по заданным правилам и отмечает документы, требующие проверки, — до того, как данные попадут в учётную систему. Правила настраиваются под ваш документооборот.
«Навыки» обработки
Задайте правила извлечения и проверки под вашу задачу. Используйте готовый сценарий для всей группы документов.
Данные из аудиозаписей
Превращайте аудио в текст с разделением до 8 спикеров. Извлекайте итоги, договорённости и ключевые шаги.
Документ-камера
Снимок с камеры сразу отправляется на обработку. Не нужно сохранять файлы в промежуточные папки.
Разделение и сборка
Разделяйте единый PDF с несколькими документами или объединяйте разрозненные страницы в один файл.
Для других отделов
Распознавание документов
пригодится не только канцелярии
HR
Паспорта, СНИЛС и трудовые книжки соискателей распознаются автоматически — данные сразу попадают в кадровую систему.
Закупки
Счета, накладные и спецификации от поставщиков превращаются в структурированные данные без ручной сверки.
Юридический отдел
Судебные документы и договоры распознаются для быстрого поиска ключевых реквизитов, сроков и сторон.
Бухгалтерия
УПД, акты и счета из почты и со сканера разбираются по отдельным документам — реквизиты попадают в 1С без ручного переноса.
Комплаенс и безопасность
Пакет контрагента — устав, протоколы, доверенности — сверяется автоматически: реквизиты, полномочия и сроки действия. Расхождения сразу видны специалисту.
Фронт-офис
Договоры, заявления и обращения клиентов распознаются прямо при приёме: снимок с документ-камеры сразу превращается в заполненную карточку.
Регистратура
Заявления, согласия и направления пациентов — в том числе рукописные — распознаются, и данные попадают в МИС без ручного ввода.
ПТО и сметный отдел
Смешанные пакеты КС-2, КС-3 и актов с площадок делятся на документы, а данные форм извлекаются в структурированном виде.
Расчётный отдел
Адресные справки и заявления, включая рукописные и нетиповые, превращаются в табличные данные для расчёта тарифов и начислений.
Контроль качества звонков
Каждый звонок — в тексте с разделением реплик: итог, соблюдение скрипта и продукт извлекаются и передаются в CRM. Проверяются все звонки, а не выборка.
Секретариат руководителя
Записи совещаний расшифровываются внутри контура компании: решения, ответственные и сроки фиксируются без ручного протоколирования.
Приёмная комиссия
Пакеты документов абитуриентов, включая рукописные заявления, обрабатываются по настроенному «навыку»: данные сверяются и передаются в ИС вуза.
Итог
Что меняется
после внедрения Визографа
−70–90%
времени на регистрацию входящего документа
Секунды
вместо ручного поиска по журналу и архиву
0
данных, покидающих периметр компании